Меню Рубрики

Установка кассы в обособленном подразделении

Кассовые операции в обособленном подразделении организации связи

Автор: Давыдова О. В., редактор журнала

Организация на ОСНО занимается бизнесом в сфере оказания услуг связи и имеет три розничных магазина, которые зарегистрированы как обособленные структурные подразделения, территориально находятся в одном городе на разных улицах, в каждом из них используется ККТ. Как организовать и оформить документально кассовые операции в обособленных подразделениях (ОП)? Чем грозит отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной книги на все подразделения? Как организовать движение разменной монеты в ОП?

Сколько должно быть кассовых книг?

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением Центрального банка и кредитных организаций) установлен Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У[1] (далее – Указание). Под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и выдаче наличных денег.

Если ОП ведет кассовые операции, то есть осуществляет прием и выдачу наличных денег, то в таком подразделении должно соблюдаться требование о ведении кассовой книги (ф. по ОКУД 0310004). Как в свое время заявил ЦБ РФ, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. Письмо от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Следовательно, в каждом обособленном подразделении, осуществляющем кассовые операции, должна вестись отдельная кассовая книга. Записи в книгу вносятся на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров (ф. по ОКУД 031000, 0310002 соответственно). Копия листа кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) передается обособленным подразделением юридическому лицу в порядке, установленном юрлицом с учетом срока составления им бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания).

О том, что ОП должны вести кассовую книгу, сказано также в Письме УФНС по Ленинградской области от 01.09.2014 № 13-12-2/10748, постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335/2017 по делу № А40-166498/17, от 28.11.2018 № 09АП-53986/2018 по делу № А40-85393/18, ВС РФ от 03.09.2018 № 18-АД18-45.

Оформление движения денежных средств.

Согласно п. 4 Указания кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица (кассиром), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. При наличии в ОП нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира, который фиксирует в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. по ОКУД 0310005) факты передачи наличных денег между ним и кассирами в течение рабочего дня. Книга применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по осуществленным операциям.

Таким образом, движение денежных средств между старшим кассиром и кассирами ОП фиксируется в специальной книге.

Наличные деньги, поступившие в кассу ОП, могут сдаваться уполномоченным представителем данного подразделения (при этом юридического лицу необходимо установить порядок сдачи денежных средств уполномоченным представителем ОП):

в кассу юридического лица;

в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, которая занимается перевозкой, инкассацией наличных денег, осуществляет операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка.

Если наличные деньги сдаются ОП в кассу юридического лица, данная операция сопровождается оформлением ПКО. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, производится по РКО. Юридическое лицо должно установить порядок сдачи и выдачи денежных средств (пп. 5.3 п. 5, пп. 6.4 п. 6 Указания).

Оформление и подписание кассовых документов и кассовой книги.

По общему правилу, установленному п. 4.2 Указания, кассовые документы (ПКО и РКО) оформляются:

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), указанным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В связи с этим в обособленном подразделении кассовые документы может оформлять один из работников этого подразделения: бухгалтер, кассир или руководитель (при отсутствии бухгалтера в ОП). Это следует закрепить в распорядительном документе организации (например, в приказе) и прописать при необходимости в должностной инструкции.

На основании п. 4.3 Указания кассовые документы подписывают главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир. В обособленном подразделении кассовые документы подписывает бухгалтер ОП (если есть) или руководитель ОП (при отсутствии в ОП бухгалтера) и кассир ОП (работник, осуществивший кассовую операцию).

Что касается кассовой книги ОП, записи в нее могут вноситься кассиром ОП (лицом, уполномоченным на ведение кассовых операций). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в книге своей подписью. Далее записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) ОП и подписываются лицом, проводившим такую сверку.

Читайте также:  Установка гпу что это

Лимит остатка наличных денег.

Согласно п. 2 Указания, если обособленное подразделение работает с наличными деньгами, юридическое лицо должно установить лимит остатка наличных денег для ОП. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом ОП в установленном им порядке.

Здесь же уточняется: ОП, сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном для юридического лица Указанием. В свою очередь, это лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Если в состав юридического лица входят ОП, сдающие наличные деньги в его (юридического лица) кассу, то организация должна определить лимит остатка наличных денег в целом по организации с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим ОП.

Оставлять в кассе ОП наличные деньги сверх установленного лимита нельзя (в течение и (или) конце рабочего дня поступившие денежные средства должны быть сданы в кассу юридического лица либо в банк), за исключением:

дней выплат заработной платы, стипендий, выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

выходных и нерабочих праздничных дней (если в эти дни ведутся кассовые операции).

Если лимит остатка наличных денег для ОП не установлен, то он равен нулю.

Если организация является субъектом малого предпринимательства, то лимит остатка наличных денег можно не устанавливать.

Одна кассовая книга на все ОП.

Отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной кассовой книги на все подразделения чревато привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Данной нормой установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 4 000 до 5 000 руб., юридические лица – от 40 000 до 50 000 руб.

Причем при выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, протоколы о нарушении составляются в каждом случае. Административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Озвученную позицию подтверждает судебная практика. Один из примеров – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2016 № 17АП-1072/2016-АКу по делу № А60-51606/2015, оставленное без изменения Постановлением ВС РФ от 08.06.2016 № 309-АД16-5686 по делу № А60-51606/2015. Общество в свою защиту привело следующие доводы:

фактически и юридически каждая хозяйственная операция оформлялась первичным документом;

наличные денежные средства своевременно и в полном объеме были оприходованы в головную кассу предприятия отдельно по каждому подразделению, поэтому общество не допустило нарушений порядка кассовых операций;

законодательный запрет на ведение единой кассовой книги по всем подразделениям установлен не был;

два магазина, которые посчитали обособленными подразделениями в связи с их расположением на территории функционирования одной налоговой инспекции, таковыми в контексте вмененного нарушения не являлись.

Судьи отклонили доводы общества об отсутствии обязанности вести кассовую книгу по каждому подразделению как безосновательные. Действующим законодательством, регулирующим ведение кассовых операций на территории РФ, вменена обязанность для юридических лиц, имеющих обособленные подразделения, вести кассовую книгу по каждому подразделению. Невыполнение данной обязанности, повлекшее неоприходование (неполное оприходование) в кассу обособленных подразделений юридического лица денежной наличности, правомерно было квалифицировано налоговым органом как обстоятельство, свидетельствующее о наличии объективной стороны правонарушения по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в действиях (бездействии) заявителя.

Приведем еще несколько примеров.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2018 № 09АП-53986/2018 по делу № А40-85393/18: если организация не ведет кассовую книгу или не отражает поступающие суммы в кассовой книге обособленного подразделения, значит, она не приходует наличную выручку. За такое нарушение на организацию может быть наложен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335/2017 по делу № А40-166498/17: каждое обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, совершать определенные операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформлять ПКО о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, вносить запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передавать лист кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) юридическому лицу. Порядок ведения кассовых операций не предусматривает других условий учета поступающих в кассу наличных денежных средств. Поэтому невнесение в кассовую книгу обособленного подразделения записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления (в том числе в связи с отсутствием кассовой книги) является неоприходованием этих средств в кассу и образует объективную сторону состава правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Читайте также:  Установка подогревателя на опель мерива

Судебный подход о том, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, взят на вооружение ФНС (см. Письмо от 05.06.2013 № АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики»).

Срок давности привлечения к ответственности.

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 указанной статьи).

В пункте 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 разъясняется: срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока.

В рассматриваемой ситуации моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу, следовательно, такое правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Значит, в отношении правонарушения, которое выразилось в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, применяется общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт ее неоприходования в кассу. Подтверждение можно найти в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.07.2018 № 09АП-32251/2018 по делу № А40-47777/18.

Движение разменной монеты в ОП.

Если в каждом обособленном подразделении организовано ведение кассовой книги и для ОП установлен лимит остатка денежных средств, то разменная монета может оставаться в кассе ОП (остаток по кассе). Тогда кассир, получив в основной кассе организации разменную монету, может не сдавать ее ежедневно в основную кассу. Движение разменной моменты фиксируется в кассовой книге ОП.

Если наличные денежные средства ОП в полном объеме в конце смены (рабочего дня) сдаются в основную кассу организации (в ОП остаток не хранится), то разменная монета выдается кассиру из основной кассы по РКО. В конце смены денежные средства, в том числе в сумме полученной ранее разменной монеты, сдаются в основную кассу. При этом в основной кассе оформляются два ПКО: один – на сумму выручки по ОП, другой – на сумму возвращаемой разменной монеты.

Еще один возможный вариант: из основной кассы разменные монеты выдаются одному работнику (раздатчику), чтобы он уже раздал их кассирам подразделений. Тогда выдача разменной монеты оформляется в основной кассе РКО, а передача раздатчиком разменной монеты кассирам и прием денежных средств обратно могут фиксироваться в книге учета принятых и выданных кассиром (раздатчиком) денежных средств (для этих целей используется книга по форме КО-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Если обособленным подразделением организации связи принимаются и выдаются наличные деньги, порядок ведения кассовых операций должен быть организован в порядке, установленном Указанием. В частности, в каждом обособленном подразделении, работающем с наличными денежными средствами, должны вестись:

отдельная кассовая книга (нарушение данного требования чревато привлечением к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ);

книга учета принятых и выданных старшим кассиром денежных средств (если в ОП в течение рабочего дня трудится несколько кассиров, один из которых назначен старшим).

Для каждого ОП необходимо установить лимит остатка наличных денег (данное требование можно не исполнять, если организация является субъектом малого предпринимательства).

[1] «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

источник

Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения

Для кого обязательна постановка на учет ККМ (контрольно-кассовой машины) в налоговом органе?

НК РФ в ст. 11 называет обособленным подразделение, расположенное на территории, отличной от места нахождения головной организации, с самостоятельными рабочими местами, оборудованными не менее чем на месяц. Открытие обособленного подразделения предусматривает обязательную постановку его на учет в территориальном налоговом органе по месту нахождения. Для этого заполняется сообщение по форме СО-09-3-1.

Кассовый аппарат в таком подразделении необходимо регистрировать далеко не всегда. Так, согласно п. 2. ст. 2 закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, возможно проведение денежных расчетов и использование пластиковых карт без использования ККМ при условии выдачи покупателю документа для подтверждения расчета:

  • плательщиками единого вмененного налога на доходы (ЕВНД), которые не занимаются розничной торговлей и не оказывают услуг общественного питания;
  • организации и ИП на ОСНО или УСН, оказывающие услуги (кроме услуг общепита);
  • при продаже билетов в общественном транспорте .

Однако такая возможность существует только до 01.07.2019. Далее этой категории налогоплательщиков придется озаботиться приобретением и регистрацией ККМ.

Читайте также:  Установка баннеров для рекламы

Также освобождены от обязанности использовать ККТ организации и предприниматели, оказывающие отдельные виды услуг и занимающиеся установленными видами деятельности, например:

  • продажей ценных бумаг;
  • торговле мороженым в киосках;
  • ремонтом обуви и др.

При этом занятие такой деятельностью — не безусловное основание для отказа от контрольной техники. Принимаются во внимание также особенности местонахождения.

Как осуществляется постановка ККМ на учет?

В соответствии со ст. 4.2 закона № 54-ФЗ заявление о регистрации ККМ организации может подаваться в любой налоговый орган или через кабинет контрольно-кассовой техники. Однако попытка регистрации ККТ в налоговом подразделении по месту регистрации головного офиса не имеет смысла, т. к. в приеме заявления будет отказано. В соответствии с п. 21 Административного регламента, утв. приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н, контрольно-кассовая техника обособленного подразделения регистрируется по месту его нахождения.

Пакет необходимых для этого документов включает:

  • заявление о регистрации ККМ по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.05.2017 N ММВ-7-20/484@.
  • паспорт ККМ;
  • договор о техническом обслуживании ККМ с сервисным центром.

Все документы, кроме заявления, будут возвращены заявителю вместе с карточкой регистрации техники. Налоговому органу отводится 5 рабочих дней с момента принятия документов для внесения необходимых сведений в книгу регистрации контрольно-кассовой техники.

Обращаем ваше внимание на то, что невозможно зарегистрировать кассовый аппарат без предварительной подачи сообщения об открытии обособленного подразделения по форме СО-09-3-1. Дело в том, что теперь при регистрации инспектор не имеет возможности ввести адрес вручную, т. к. он выдается программой автоматически на основе внесенных сведений об адресах, зарегистрированных для предприятия.

Можно ли уклониться от регистрации по адресу обособленного подразделения?

Некоторые предприниматели осуществляют торговлю с использованием одного аппарата в нескольких местах или просто не хотят впоследствии его перерегистрировать и ищут способы обойти указание адреса при регистрации. Рассмотрим некоторые из таких «способов».

Регистрация ККМ под выездную торговлю

Бытует мнение, что это возможно, если в строку адреса в заявлении ввести фразу «выездная торговля». Однако это не соответствует действительности. Популярность такого мнения обусловлена неверной трактовкой письма УМНС по Москве «О применении ККМ…» от 17.04.2002 № 29-12/17513, которое разъясняет порядок использования ККМ исключительно при выездной торговле (то есть письмо попросту неприменимо для других видов продаж).

Существует довольно узкое определение самого понятия выездной торговли, которое можно найти в ГОСТ Р 51303-2013, утвержденном приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст. Согласно данному документу, под развозной торговлей понимается мелкорозничная торговля вне стационарной торговой сети при условии использования оборудованного транспорта и специального мобильного оборудования, подлежащего использованию исключительно в транспортном средстве.

Это существенно сужает круг возможностей, при котором такая регистрация будет оправдана и законна. В частности, если предприниматель использует такой аппарат в офисе, имеет место нарушение закона. Ведь способ приемлем лишь в том случае, если торговля осуществляется непосредственно с использованием автотранспорта.

Однако нужно признать, что закон действительно не ограничивает количества чеков, которые могут быть выданы в одном месте, и такое решение вполне может подойти тем, кто осуществляет торговлю на постоянной основе с использованием транспорта (даже если во время осуществления продаж он не передвигается). При этом сама ККМ должна иметь возможность работы от аккумулятора, то есть быть мобильной.

Регистрация ККМ как резервной

Второй вариант — регистрация ККМ как резервной. Действительно, в соответствии с разъяснениями, данными в письме УФНС по Москве от 11.02.2005 № 22-12/9705, возможна регистрация запасного ККМ с пометкой «резерв» в строке адреса. При этом не указывается, что обязательно нужно регистрировать основную ККМ, прежде чем ставить на учет резервную.

Однако есть один нюанс: в соответствии с п. 21 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н, ККМ подлежит применению на территории обслуживания зарегистрировавшего ее налогового подразделения. Это значит, что если ККМ будет использована вне этой территории, то организация рискует подвергнуться наказанию в виде штрафа по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Таким образом, считать это способом избежания регистрации по адресу подразделения не стоит.

Каков штраф, если касса не зарегистрирована?

С 01.02.2017 в случае обнаружения нарушений, связанных с использованием незарегистрированной ККМ или несоблюдением порядка ее использования, применяются нормы ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Нормы этой статьи предусматривают ответственность в виде штрафа в размере:

  • 1500–3000 руб. — для должностных лиц;
  • 5000–10 000 руб. — для юридических лиц.

В качестве альтернативы штрафу норма дает возможность сотрудникам налоговых органов ограничиться предупреждением в отношении нарушителя. Однако применяется такая мера обычно только при первом обнаружении правонарушений и только в том случае, если это является единственным выявленным нарушением. Представляется, что эти меры должны стимулировать предпринимателей своевременно регистрировать ККМ.

Итак, регистрация ККМ обособленного подразделения проходит в территориальном органе по месту регистрации самого подразделения, при этом уклоняться от нее не стоит, т. к. за нарушение правил регистрации предусмотрена административная ответственность.

источник

Добавить комментарий