Меню Рубрики

Установка зачета аванса автоматически в 1с

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как управлять зачетом авансов и погашением задолженности (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.72.66.

В соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) должны учитываться обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:

  • при поступлении оплаты от покупателя имеющаяся задолженность по договору с покупателем погашается в хронологическом порядке, а поступление сверх суммы задолженности контрагента по договору учитывается как аванс;
  • при проведении документа реализации имеющиеся авансы по договору зачитываются в хронологическом порядке;
  • при регистрации оплаты поставщику имеющаяся задолженность перед поставщиком по договору погашается в хронологическом порядке, а сумма оплаты сверх имеющейся задолженности учитывается как аванс;
  • при проведении документа поступления имеющиеся авансы по договору с поставщиком зачитываются в хронологическом порядке.

При необходимости (например, согласно условиям договора с контрагентом) в программе можно отражать зачет авансов (погашение задолженности) по определенным документам или не зачитывать авансы (не погашать задолженность). Чтобы воспользоваться данной возможностью в разделе Главное — Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Управление зачетом авансов погашением задолженности.

Управлять зачетом авансов позволяет реквизит Способ зачета аванса, который доступен в формах документов реализации и поступления. Способ зачета аванса указывается в форме Расчеты, которая открывается по соответствующей ссылке из документа реализации или из документа поступления. По умолчанию Способ зачета аванса установлен в положение Автоматически. При выборе способа зачета авансов По документу требуется указать Документ аванса (или несколько документов) и Сумму зачета. Если Сумму зачета аванса не заполнять, то при проведении документа реализации (документа поступления) автоматически зачитывается максимально возможная сумма по указанному документу аванса. Если фактический остаток аванса меньше указанной суммы зачета, то выдается сообщение об ошибке и документ не проводится. При выборе способа зачета авансов Не зачитывать — авансы не зачитываются.

Управлять погашением задолженности позволяет реквизит Погашение задолженности, доступный в формах документов Поступление на расчетный счет, Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Выдача наличных. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать – имеющиеся задолженности погашаться не будут.

источник

«1С:Бухгалтерия 8»: автоматизация взаиморасчетов

В плане счетов, включенном в программу, для учета расчетов по авансам выделены специальные субсчета, приведенные в таблице 1.

Наименование

Аналитика счета
(субконто)

Расчеты по авансам выданным

Контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом

Расчеты по авансам выданным (в валюте)

Расчеты по авансам выданным (в у. е.)

Расчеты по авансам полученным

Расчеты по авансам полученным (в валюте)

Расчеты по авансам полученным (в у. е.)

Организации также могут самостоятельно выбирать счета учета авансов исходя из специфики своей деятельности. Например: счета 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками», 79.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или иные. Для полной автоматизации учета аналитика данных счетов должна совпадать с приведенной в таблице 1.

Аванс формируется как превышение суммы оплаты над задолженностью контрагента и, соответственно, отражается на одном из предназначенных для учета авансов счетов. Закрывается он документами поступления или отгрузки ТМЦ с помощью списания суммы поступления или отгрузки со счета аванса на счет расчетов с контрагентом.

Закрытие авансов в бухгалтерском учете в большинстве организаций происходит на усмотрение бухгалтера (по документу, по периодам, по ситуации, то есть вручную, или же ведется в целом на одном счете без их выделения, что, соответственно, создает большое количество вопросов у коллег бухгалтеров, использующих впоследствии его регистры учета). Для ведения бухгалтерского учета, формирующего объективные данные для анализа, необходимо закрепить в учетной политике организации правила отнесения оплаты на аванс и способ его дальнейшего погашения (автоматически, строго по документам, по поставке, после инвентаризации расчетов за период или по иным правилам, способствующим точному представлению информации руководству), если метод не закреплен в договоре.

Читайте также:  Установка балкона каменск уральский

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 1.6) предусмотрен механизм автоматического зачета авансов при указании счета в реквизите Счета расчета по авансам. То есть для зачета аванса необходимо указать счет или наоборот его не указывать.

В редакции 2.0 указанная выше возможность зачета авансов расширена, что позволяет оставить ручное редактирование счетов учета авансов. В случае необходимости можно добавлять новый реквизит в документах движения ТМЦ, работ, услуг и документах движения денежных средств (по операциям расчетов с поставщиками и покупателями), который называется Зачет авансов (в документах Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) и Погашение задолженности (в документах Списание с расчетного счета, Поступление на расчетный счет, РКО и ПКО).

В нем предложено 3 варианта зачета (погашения) аванса на выбор:

  • Автоматически;
  • Не погашать (в документах оплаты, закрывается счет расчетов);
  • Не зачитывать (в документах движения ТМЦ, закрывается счет авансов);
  • По документу.

Итак, рассмотрим способы зачета (погашения) аванса при поступлении и реализации товаров и услуг подробнее.

Основные принципы учета авансов

В плане счетов, включенном в программу, для учета расчетов по авансам выделены специальные субсчета, приведенные в таблице 1.

Наименование

Аналитика счета
(субконто)

Расчеты по авансам выданным

Контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом

Расчеты по авансам выданным (в валюте)

Расчеты по авансам выданным (в у. е.)

Расчеты по авансам полученным

Расчеты по авансам полученным (в валюте)

Расчеты по авансам полученным (в у. е.)

Организации также могут самостоятельно выбирать счета учета авансов исходя из специфики своей деятельности. Например: счета 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками», 79.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или иные. Для полной автоматизации учета аналитика данных счетов должна совпадать с приведенной в таблице 1.

Аванс формируется как превышение суммы оплаты над задолженностью контрагента и, соответственно, отражается на одном из предназначенных для учета авансов счетов. Закрывается он документами поступления или отгрузки ТМЦ с помощью списания суммы поступления или отгрузки со счета аванса на счет расчетов с контрагентом.

Закрытие авансов в бухгалтерском учете в большинстве организаций происходит на усмотрение бухгалтера (по документу, по периодам, по ситуации, то есть вручную, или же ведется в целом на одном счете без их выделения, что, соответственно, создает большое количество вопросов у коллег бухгалтеров, использующих впоследствии его регистры учета). Для ведения бухгалтерского учета, формирующего объективные данные для анализа, необходимо закрепить в учетной политике организации правила отнесения оплаты на аванс и способ его дальнейшего погашения (автоматически, строго по документам, по поставке, после инвентаризации расчетов за период или по иным правилам, способствующим точному представлению информации руководству), если метод не закреплен в договоре.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 1.6) предусмотрен механизм автоматического зачета авансов при указании счета в реквизите Счета расчета по авансам. То есть для зачета аванса необходимо указать счет или наоборот его не указывать.

В редакции 2.0 указанная выше возможность зачета авансов расширена, что позволяет оставить ручное редактирование счетов учета авансов. В случае необходимости можно добавлять новый реквизит в документах движения ТМЦ, работ, услуг и документах движения денежных средств (по операциям расчетов с поставщиками и покупателями), который называется Зачет авансов (в документах Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) и Погашение задолженности (в документах Списание с расчетного счета, Поступление на расчетный счет, РКО и ПКО).

В нем предложено 3 варианта зачета (погашения) аванса на выбор:

  • Автоматически;
  • Не погашать (в документах оплаты, закрывается счет расчетов);
  • Не зачитывать (в документах движения ТМЦ, закрывается счет авансов);
  • По документу.
Читайте также:  Установка процессора i3 2100

Итак, рассмотрим способы зачета (погашения) аванса при поступлении и реализации товаров и услуг подробнее.

Автоматический зачет авансов (учет в целом по договору)

Если организация ведет учет расчетов в целом по договору с контрагентом, сумма превышения оплаты над задолженностью или произведенной ранее отгрузкой зачитывается в выданные или полученные авансы в счет предстоящих поставок. В этом случае можно и нужно использовать автоматический зачет аванса и погашения задолженности. Для этого необходимо указать во вкладке Счета расчетов документов движения товаров счет учета авансов.

Программа автоматически проанализирует наличие выданного или полученного аванса на счете по учету авансов по данному контрагенту и договору, а также определит его сумму. Если сумма реализованного или поступившего товара больше аванса, то она списывается полностью с указанного счета расчетов по авансам, а сумма превышения относится на счет расчетов с контрагентом. В ином случае только сумма аванса, равная стоимости товара, списывается на указанный счет расчетов с контрагентом.

Для использования данного способа при оплате или погашении достаточно выбрать автоматический зачет авансов, и программа самостоятельно рассчитает, какая сумма пойдет на погашение задолженности и на счет учета расчетов с контрагентом.

Пример

Покупатель выдал организации аванс 100 000 руб., который был зачислен на счет 62.02 документом поступления на расчетный счет с указанием автоматически значения в реквизите Погашение задолженности.

После этого была совершена реализация товаров на сумму 50 000 руб. Вследствие этого программа формирует следующие проводки.

После оплаты: Дебет 51 Кредит 62.02 на сумму 100 000 руб.

После реализации (в части расчетов с контрагентом):
— Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 на сумму 50 000 руб.;
— Дебет 62.02 Кредит 62.01 на сумму 50 000 руб.

Зачет аванса по документу

Этот вариант относится к случаям, когда расчеты между контрагентами учитываются строго по документу. Каждая отгрузка производится под определенный аванс, а оплата производится только по определенным документам.

Это позволяет контролировать задолженность и оплату по каждому документу, для того чтобы вовремя напомнить контрагенту о его задолженности по каждой операции.

При выборе данного варианта автоматизации в документах движения ТМЦ, работ и услуг появляется новая вкладка Зачет авансов (рис. 1) а в документах движения денежных средств новый реквизит — Документ расчетов (рис. 2).

В нем указывается документ движения товаров или платежный документ — аванс, который необходимо погасить, и его сумма. Если в качестве значения суммы останется ноль, программа автоматически рассчитает сумму зачитываемого аванса.

При необходимости отсутствующий документ (а точнее его реквизиты) можно ввести при помощи ручной операций.

Реквизит «Не погашать задолженность» или «Не зачитывать аванс»

Как мы уже выяснили ранее, в документах оплаты можно не погашать задолженность (сумма будет учтена на счете авансов), а в документах движения товаров можно не зачитывать аванс (сумма будет учтена на указанном счете расчетов контрагентом).

Данная опция автоматизации взаиморасчетов реализована для использования в следующих случаях:

1. Оплата товара (поставщику или от покупателя) происходит двумя частями (аванс и погашение, указывается в назначении платежа).

Если это оплата-аванс, то соответственно никакая задолженность не погашается и необходимо указать в реквизите погашение задолженности: не погашать. При поступлении второй части оплаты в документе указывается автоматически или по документу. Это позволит закрыть задолженность по документу расчетов или определить новую сумму возникшего аванса вследствие переплаты.

2. Организация принимает всю полученную или перечисленную оплату как аванс и только документами поступления и реализации ТМЦ, работ и услуг данный аванс автоматически или по документу зачитывается. Данный способ позволит определить сумму непокрытого аванса или суммы задолженности (покупателю или поставщика).

3. Товары реализуются только в счет задолженности с поставщиком, имеющийся аванс направлен на реализацию иных сделок, поэтому зачитывать его нельзя. В данном случае поступление и реализация ТМЦ, работ, услуг учитываются на счете расчетов с контрагентом, сохраняется информация о сумме непокрытого аванса, а также может быть отрегулировано, зачитываются ранее полученные авансы или нет, без редактирования счетов по учету с контрагентом.

Читайте также:  Установка велобагажника с эксцентриком

При выборе данных опций в документах поступления и реализации ТМЦ, работ, услуг будет скрыт Счет расчетов по авансам, а в документах движения денежных средств с поставщиками и подрядчиками — счет расчетов.

Смешанный способ

Смешанный способ погашения авансов и задолженности можно использовать:

  • когда ведется несколько расчетов с организацией и по каждому из них устанавливается свой способ зачета аванса;
  • если фирма имеет большое количество договоров с контрагентом. Расчеты по каждому договору могут отличаться. Иными словами, платежным документом может производиться оплата по двум или трем договорам (указанным в назначении платежа), и по каждому из них — точная сумма, счет и способ зачета.

В этом случае нужно использовать реквизит список в документах оплаты, список документов (при оплате по документу) в документах (рис. 3).

В документе оплаты можно определить, по какому договору производится оплата, как осуществляется зачет, какой документ оплачивается, в какой сумме и т. д.

Итоги

Новая редакция 2.0 «1С:Бухгалтерии 8» предоставляет возможность выбора способов отражения в учете взаиморасчетов с контрагентом.

В случае наличия в расчетах НДС при любом способе указанном выше необходимо помнить об обязанности налогоплательщика выставлять счет-фактуру на полученный аванс, а при выдаче аванса помнить о возможности зачета НДС к уплате на сумму аванса (особенно если выдача аванса и отгрузка производятся в разные налоговые периоды).

Кроме того, изначально следует закрепить способ зачета авансов в учетной политике, чтобы максимально упростить прозрачность учета расчетов и эффективно использовать указанный механизм для получения точных и объективных для руководства организации данных.

источник

Зачет аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Для расчетов с покупателями используется счет 62. Он разделен на два субсчета:

  • 62.01 Расчеты с покупателями и заказчиками.
  • 62.02 Расчеты по авансам полученным.

Когда мы продаем товар или оказываем услугу покупателю, формируется долг покупателя по Дт 62.01. Когда покупатель платит деньги, погашается его долг по Кт 62.01.

Когда покупатель платит авансом, появляется наше обязательство перед ним по Кт 62.02. После продажи товара, оказания услуги выполняется зачет сделанного ранее аванса — проводка Дт 62.02 Кт 62.01.

Аналогично ведутся расчеты с поставщиками на счете 60, субсчетах 60.01 и 60.02.

В пошаговой инструкции рассмотрим способы зачета авансов в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Создание поступления

Создадим документ “Поступление на расчетный счет”:

По Кт 62.02 образовался аванс покупателя.

Создадим документ “Реализация (акты, накладные”):

Для выбора способа зачета аванса нажимаем на ссылку в разделе “Расчеты”.

Автоматический зачет

Наиболее простой способ. Подойдет, если расчеты ведутся в целом по договору без отнесения к конкретным реализациям и счетам.

В проводках произошел зачет аванса:

Зачет аванса по документу

Реализация производится под конкретный аванс, а оплата производится под конкретную реализацию.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

При данном варианте по кнопке “Добавить” нужно выбрать документ расчетов. Добавим документ “Поступление на расчетный счет” и нажмем “Выбрать”:

Зачет через корректировку долга

Аванс можно сразу не зачитывать:

В этом случае в документе реализации зачета аванса не будет, убедимся в этом, посмотрев проводки:

Зачем будет выполняться в документе “Корректировка долга”.

Создадим документ в разделе “Покупки” или “Продажи”:

Вид операции выбираем “Зачет авансов”.

В поле “Зачесть аванс” выбираем “Покупателя или “Поставщика” в зависимости от ситуации. Указываем контрагента:

Нажимаем “Заполнить — Заполнить все задолженности остатками по взаиморасчетам” для автоматического заполнения документа:

В результате будут заполнены закладки.

Видим, что произошел зачет аванса.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

источник